OutlookOutlook

Op deze pagina vind je handige tips over Microsoft Outlook.

Adres Snellijst toevoegen aan Contactpersonenlijst

Agenda machtigen voor andere gebruiker

Agenda openen van andere gebruiker

Archive.pst niet te vinden

Berichten niet meer te vinden

Berichten op ongelezen laten staan

Contactpersonen in een categorie plaatsen

Contactpersonenlijst samenstellen

E-mail adres zoeken

E-mailberichten beheren met behulp van regels

E-mail komt retour

E-mail naar een bepaalde categorie sturen

E-mail sturen via Contactpersonenlijst

E-mail versturen aan een groep (BCC)

E-mail verzenden door alléén de voornaam te typen

E-mailbijlagen in volledig scherm weergeven uit

Extra Postvak IN

Groep contactpersonen aanmaken

Groep contactpersonen verzenden

Openbare mappen

Ongewenste e-mail blokkeren

Spellingscontrole activeren in Outlook

Verschil Contactpersonenlijst en Snellijst bij Aan

Verwijderde items wissen

Werkweek aanpassen in de agenda

 

 

Adres Snellijst toevoegen aan Contactpersonenlijst

Ga naar Outlook.

Contactpersonenlijst

Klik in Outlook op Nieuwe e-mail.

Contactpersonenlijst

Kies het gewenste e-mail adres uit de Snellijst dat je wilt toevoegen aan je Contactpersonenlijst.

Contactpersonenlijst

Klik met de rechter muisknop op de naam achter Aan..., klik nu op Toevoegen aan Outlook-contactpersonen.

Contactpersonenlijst

Voeg eventueel nog extra gegevens in en klik op Opslaan en sluiten en je contactpersoon is toegevoegd.

Top

 

Agenda machtigen voor andere gebruiker
Het kan handig zijn om je agenda te delen met een collega. Via de onderstaande handleiding kan je een collega machtigen om in jouw agenda te kijken.

Agenda machtigen

Klik op Mappenlijst.

Agenda machtigen

Klik met de rechtermuisknop op Agenda en klik daarna op Eigenschappen....

Agenda machtigen

Ga naar het tabblad Machtigingen en klik op Toevoegen....

Agenda machtigen

Selecteer één of meerdere personen met wie jij je agenda wil delen. Klik op Toevoegen en op Ok.

Agenda machtigen

Per persoon kun je zelf bepalen in hoevere je de persoon machtigt. Klik op Ok.

Top

 

Agenda openen van een andere gebruiker

Ga naar Outlook.

Agenda openen van een andere gebruiker

Ga naar Bestand, Openen, Map van andere gebruiker....

Agenda openen van een andere gebruiker

Klik op Naam....

Agenda openen van een andere gebruiker

Selecteer de gewenste persoon en klik op OK.

Agenda openen van een andere gebruiker

Kies hier voor Agenda.

Agenda openen van een andere gebruiker

Klik op OK.

Agenda openen van een andere gebruiker

Nu krijg je de agenda's naast elkaar.

Agenda openen van een andere gebruiker

Klik op de E-mail. Als je weer de agenda's naast elkaar wilt zien klik dan op Agenda.

Top

 

Archive.pst niet te vinden?
Bij gebruik van outlook verschijnt de melding "Kan het bestand C:\Documents and Settings\[gebruikersnaam]\Local Settings\Application Data\Microsoft\archive.pst niet vinden". Dit houdt in dat het automatisch archiveren is ingeschakeld. Hier hebben we dat niet nodig dus kan weer worden uitgeschakeld.

Start Oulook op.

Archive

Klik op Bestand en daarna op Opties.

Archive

Selecteer het tabblad Geavanceerd, klik nu op Instellingen voor AutoArchiveren....

Archive

Zet het vinkje voor Elke uit, klik op OK en OK. Mocht dit niet helpen dan brengt de volgende instelling mogelijk de oplossing.

Archive

Klik op Bestand en daarna op Accountinstellingen en Accountinstellingen....

Archive

Selecteer het tabblad Gegevensbestanden.

Archive

Selecteer bij Naam op Archiefmappen, klik nu Verwijderen.

Archive

Klik op Ja, Sluiten en OK.

Top

 

Berichten niet meer te vinden
Het kan zijn dat één van de berichten vensters is Samengevouwen.

Berichten

Klik op het pijltje van het berichten venster.

Berichten

De gewenste berichten zijn uitgevouwen.

Top

 

Berichten op ongelezen laten staan
Stel het aantal seconden in voordat het e-mail bericht op gelezen komt.

Berichten ongelezen

Klik op Bestand en daarna op Opties.

Berichten ongelezen

Klik op het tabblad Geavanceerd en daarna op Leesvenster....

Berichten ongelezen

Vink de Berichten markeren als gelezen wanneer ze zijn beken in het leesvenster aan. Stel nu het aantal seconden in voordat een item als gelezen wordt gemarkeerd.

Top

 

Contactpersonen in een categorie plaatsen
We gaan eerst categorieën aanmaken.

Ga naar Outlook.

Categorie

Klik op Contactpersonen

Categorie

Sleep Categorieën naar de gewenste positie van het beeldscherm. Vervolgens klik je op Categorieën.

Categorie

Klik nu op Alle categorieën...

Categorie

Selecteer de gewenste kleur, klik vervolgens op Naam wijzigen.

Categorie

Wanneer de naam is gewijzigd, vink je de gewijzigde categorie aan. Klik op OK en je contactpersoon is toegevoegd aan je categorie.

Categorie

Zoals je ziet is Douwe toegevoegd aan de categorie ICT.

Categorie

Het is ook mogelijk om één persoon in te delen in meerdere categorieën. Vink de categorieën aan die van toepassing zijn. Klik OK.

Top

 

Contactpersonenlijst samenstellen?
In Outlook zit een standaard adressenboek (St. Maartenschool) met meer dan 100 contactpersonen. Dan is het wel handig om een persoonlijke contactpersonen lijst aan te maken. Het voordeel van een contactpersonen lijst is dat je ook externe contactpersonen ook kan toevoegen. Er zijn verschillende manieren om een contactpersoon toe te voegen aan je contactpersonen lijst.

1. Ga naar Outlook.

Contactpersonen

Klik op Contactpersonen

Contactpersonen

Klik nu op Nieuwe contactpersoon.

Contactpersonen

Voer hier de gewenste gegevens in en klik op Opslaan en sluiten en je contactpersoon is toegevoegd.

 

2. Ga naar Outlook.

Contactpersonen

Klik op het icoontje Adresboek (Crtl+Shift+B).

Contactpersonen

Klik met de rechter muisknop op de juiste persoon, klik nu op Toevoegen aan Contactpersonen.

Contactpersonen

Voeg eventueel nog extra gegevens in en klik op Opslaan en sluiten en je contactpersoon is toegevoegd.

 

3. Ga naar Outlook.
Contactpersoon toevoegen via binnengekomen e-mail.

Contactpersonen

Dubbelklik op de e-mail van de persoon die jij wilt toevoegen aan je contactpersonen lijst.

Contactpersonen

Klik met de rechter muisknop op de naam achter Van:, klik nu op Toevoegen aan Outlook-contactpersonen.

Contactpersonen

Voeg eventueel nog extra gegevens in en klik op Opslaan en sluiten en je contactpersoon is toegevoegd.

 

4. Ga naar Outlook.
Contactpersoon toevoegen via de snellijst (Voorgestelde contactpersonen).

Voorgestelde contactpersonen

Klik op Adresboek.

Voorgestelde contactpersonen

Klik in het Adresboek op Voorgestelde contactpersonen.

Voorgestelde contactpersonen

Selecteer de contactpersonen die je wilt toevoegen aan de Contactpersonen.

Voorgestelde contactpersonen

Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde contactpersonen en klik op Toevoegen aan contactpersonen.
LET OP!!! Wanneer je één contactpersoon selecteerd en toegevoegd ga dan naar stap 4.1.

Voorgestelde contactpersonen

Ga naar Contactpersonen.

Voorgestelde contactpersonen

Dubbelklik op één toegevoegde contactpersoon.

4.1 Hier kan je extra gegevens in vullen zoals een Naam.
Klik op Opslaan en sluiten en de contactpersoon gegevens zijn gewijzigd.

Dit waren de drie mogelijkheden om een contactpersoon toe te voegen.

Top

 

E-mail adres zoeken

Adres zoeken

Klik in outlook op Nieuw e-mail.

Adres zoeken

Klik in het nieuwe bericht op Aan.

Adres zoeken

Via het zoekvak rood aangegeven toets je de eerste of meerdere letters in van de voornaam van degene die je een e-mail wilt sturen. Daarne dubbelklik je op de gewenste persoon klik dan op OK.

In het blauwe gedeelte kun je een bepaalde groep selecteren. Wanneer de betreffende groep is geselecteerd krijg je een lijst van alle e-mail adressen uit de geselcteerde groep. Daarna dubbelklik je op de gewenste persoon klik daarna op OK. Een andere simpele methode is de voornaam in het adresveld te typen.

Top

 

E-mailberichten beheren met behulp van regels
Een regel is een actie die in Outlook automatisch wordt uitgevoerd voor binnenkomende of uitgaande berichten op basis van voorwaarden die u hebt opgegeven. U kunt een regel maken op basis van een sjabloon of een bericht, of zelf voorwaarden opgeven. Onderstaand zie je één voorbeeld regel.

Ga naar Outlook.

Regels

Klik op Bestand.

Regels

Klik op Regels en waarschuwingen beheren.

Regels

Klik op Nieuwe regel....

Regels

Stap 1: Bij deze stap heb je meerdere opties. Als voorbeeld klik je op Bericht van iemand naar een map verplaatsen.

Regels

Stap 2: Klik op personen of openbare groep.

Regels

Klik op Van wanneer je de gewenste persoon of personen geselecteerd hebt en klik op OK.

Regels

Stap 2: Klik op naam map.

Regels

Selecteer een bestaande map waar je de e-mails naartoe wil hebben. Klik op OK.

Regels

Klik op Voltooien.

Regels

Klik op OK en de Regel is van toepassing. Op deze manier maak je meerdere regels aan.
Voor meer informatie klik hier.

Top

 

E-mail komt retour
Email komt retour met een melding dat een adres @onderwijs.local niet bestaat.

Ga naar Outlook.

Retour

Klik op het tabblad Verzenden/ontvangen en daarna op Verzend-/ontvangstgroepen, klik op Adresboek downloaden....

Retour

Klk op Ok, het verwerken kan enkele minuten duren.

Top

 

E-mail naar een bepaalde categorie sturen

Ga naar Outlook.

E-mailen categorie

Klik op Contactpersonen.

E-mailen categorie

Kies de Categorie waar je een e-mail naar toe wilt sturen.

E-mailen categorie

Klik op E-mail.

E-mailen categorie

Klik op Ok.

E-mailen categorie

Voer verder je gewenste gegevens in en klik op Verzenden.

Top

 

E-mail sturen via Contactpersonenlijst

Ga naar Outlook.

Contactpersonenlijst

Klik in Outlook op Nieuwe e-mail.

Contactpersonenlijst

Klik in het nieuwe bericht op Aan.

Contactpersonenlijst

Selecteer de lijst Contactpersonen. Dubbelklik op de gewenste persoon of personen, klik daarna op OK.

Top

 

E-mail versturen aan een groep (BCC)
Wanneer je een E-mail verstuurt naar een aantal mensen kun je dit beter niet via het aan en het cc veld doen. In de eerste plaats vindt niet iedereen het prettig dat zijn of haar mailadres bij een groot aantal personen bekend wordt. In de tweede plaats staan nu al die mailadressen bij al die personen opgeslagen in hun mailprogramma. Deze gegevens kunnen dan weer door virussen worden gebruikt.
Voor dit soort E-mails kun je gebruik maken van het BCC veld. Dit veld is niet standaard aanwezig maar kan toegevoegd worden door éénmalig in een nieuw mailtje dit veld toe te voegen.

Klik in outlook op Nieuwe e-mail.

BCC

Dan krijg je het onderstaande scherm te zien.

BCC

Klik op Opties.

BCC

Klik op BCC weergeven. Daarna verschijnt er een BCC knop. Vergeet niet ook nog een adres achter Aan in te vullen (bijvoorbeeld je eigen adres) anders kun je de mail niet versturen.

Top

 

E-mail verzenden door alléén de voornaam te typen

Ga naar Outlook.

E-mail verzenden door alléén de voornaam te typen

Klik in Outlook op Nieuw e-mail.

E-mail verzenden door alléén de voornaam te typen

Wanneer je in het vak achter Aan... de voornaam van je collega typt is dat al genoeg.

Wil je meerdere collega's een e-mail sturen met alléén de voornamen kan dat ook.
LET OP! Bij meerdere voornamen moet je de namen scheiden met ; (punt komma) bijv. naam;naam;naam.

Klik op Verzenden.

E-mail verzenden door alléén de voornaam te typen

Als de voornaam van een persoon vaker voorkomt dan krijg je het bovenstaande venster. Daar kun je kiezen aan welke persoon (voornaam + achternaam) je wilt e-mailen.

Klik op OK, het bericht wordt verzonden.

Top

 

Extra Postvak IN

Ga naar Outlook.

Extra Postvak IN

Klik met de rechtermuisknop op je eigen Postvak.

Extra Postvak IN

Klik op Eigenschappen van gegevensbestand....

Extra Postvak IN

Klik op Geavanceerd.

Extra Postvak IN

Klik op het tabblad Geavanceerd daarna op Toevoegen....

Extra Postvak IN

Type de juiste voornaam of postvaknaam en klik op OK (mits toestmming).

Extra Postvak IN

Selecter de juiste naam of postvaknaam, klik op OK, OK en OK.

Extra Postvak IN

Het extra Postvak is nu toegevoegd.

Top

 

Openbare mappen

Openbare Mappen

Klik op de Mappenlijst.

Openbare Mappen

Nu komen de Openbare mappen in beeld.

Top

 

Ongewenste e-mail blokkeren
Wanner je een Ongewenste e-mail ontvangt kan je dat blokkeren.

Ongewenste e-mail blokkeren

Klik met de rechtermuisknop op de e-mail die je wenst te blokkeren. Ga naar Ongewenste e-mail en klik dan op Afzender blokkeren.

Top

 

Spellingscontrole activeren in Outlook

Spellingcontrole

Klik in outlook op Nieuwe e-mail.

Spellingcontrole

Klik Controlen en klik nu op de knop Spelling- en grammaticacontrole.

Spellingcontrole

Nu verschijnt de melding De spellingcontrole is voltooid, klik op OK. Nu werkt de spellingcontrole automatisch (zoals in Word) bij elk nieuwe e-mail dat je gaat schrijven.

Top

 

Verschil Contactpersonenlijst en Snellijst bij Aan

Een Contactpersonenlijst is een lijst die je zelf samenstelt (zie: Een eigen contactpersonen lijst samenstellen?).
Namen voorstellen bij Aan... zijn adressen die je ooit een keer hebt gebruikt, deze worden snel weergegeven als je één letter typt (zie onderstaande afbeelding).

Shortlist

Mocht er iets met je profiel gebeuren en het moet verwijderd worden, dan heb je niks meer aan Namen voorstellen bij Aan... omdat dan dat lijstje verwijderd is. Je eigen contactpersonenlijst blijft wel bestaan.

Top

 

Verwijderde items wissen
Wanneer je een bericht verwijdert uit de Postvak IN map, is je bericht verplaatst naar de map Verwijderde items. Dat betekent dat het bericht nog niet definitief verwijderd is.

Ga naar Outlook.

Verwijderde items

Klik met de rechtermuisknop op Verwijderde items.

Verwijderde items

En klik nu op Map leegmaken.

Verwijderde items

Klik op Ja. Nu zijn de berichten definitief verwijderd.

Top

 

Werkweek aanpassen in de agenda

Ga naar Outlook.

Werkweek

Klik op Bestand en daarna op Opties.

Werkweek

Klik op het tabblad Agenda en pas bij Werktijd de Werkweek aan. Klik op OK en de werkweek is aangepast.

Top